【Part19】できる人は数字の出所を明記する【脱・Excel初心者】

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Excelスキルを上達させたい人
「Excelは苦手だけど、仕事で必要だから勉強したい。けど…何から勉強したら良いのだろうか?仕事に活きるExcel術は何だろうか?なんとか、Excelで苦戦する日々から抜け出して、仕事の成果を出していきたい。」

こういった、疑問に答えます。

本記事のテーマ

  • 【Part19】できる人は数字の出所を明記する【脱・Excel初心者】

今日のポイント

  • ①数字の出所は明確に表記する
  • ②数字の出所を表記する場所・方法
  • ③まとめ

記事の信頼性

下記の本で学習した僕が発信します。

ちなみに現在の僕は、銀行員からITエンジニアに転職してExcelを毎日扱っています。

記事を読んだ後の姿

  • 「Excelの基礎」を理解して、明日から活用できます。

①数字の出所は明確に表記する

結論

  • Excelでデータを扱うときは、数字の出所を明確に表記する必要があります。

理由

  • 理由1:数字の出所が不明だと正しいチェックができない
  • 理由2:数字の出所が不明だとExcelの信憑性が疑われる
数字の出所を明記しているだけで仕事がスムーズに進みます。

例えば、日本の人口を調べるExcelの表を作る場合です。

数字の出所が不明なExcel」と「Wikipediaから数字を持ってきたExcel」があったとします。

この場合は、「wikipediaから数字を持ってきたExcel」の方が修正しやすいです。
なぜなら、Wikipediaより総務省のデータを参考にして!」という一言で済むからです。

これが「数字の出所が不明なExcel」になると

  • Excelを作った側が論理的に説明できない
  • フィードバックする側は適切なアドバイスができない

などコミュニケーションコストが増えて生産性が落ちます。

今回の場合は「とりあえず総務省のデータに修正しておいて!」で済むかもしれないですが、計算が必要な調査など複雑化すれば、数字の出所を明らかにしておくことは必須です。

つまり、Excelでデータを扱うときは、数字の出所を明確に表記する必要があります。

②数字の出所を表記する場所・方法

結論

  • 出所を表示する場所は「項目」の右隣りに列を設けます。(※下記で図解)

図解


ここまで読んでいただいた方は、もしかすると

「出所がウェブサイトの場合はURLが長くなるけど、どうすれば良いですか?」

という意見があるかもです。

その解決策は「⑴」のように注の番号を上付きで付けて、表の下部に「注⑴」としてURLを表記します。

ここで、また生まれる疑問点として

「じゃあ⑴を文字の上付きで付ける方法はどうするの?」

っていう意見があると思います。

その手順は以下になります。

  • 手順1:⑴の部分を選択する
  • 手順2:右クリックで[セルの書式設定]を選ぶ
  • 手順3:[上付き]をクリックしてOKを押す

図解




つまり、出所を表示する場所は「項目」の右隣りに列を設けます。
また、出所の文字が長くなる場合は注意書きを下部に表記します。

③まとめ

今日のおさらい

  • ①数字の出所は明確に表記する
  • ②数字の出所を表記する場所・方法

繰り返しになりますが、
Excelを上達する上で重要なこと
まず「Excelの基礎」を押さえることです。

こういった「Excelの基礎」は他にもあるので、どんどん更新していきます。

最後になりますが、
僕が学んだ以下の本はかなりオススメです。
ビジネスマンなら誰もが必須で持っておくべきです。

是非、手に取って明日から使える「Excel術」を学んでください。


>>書籍:ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術
それでは、素敵なExcel Lifeを~!!!