【Part4】見やすいExcelは項目を横にずらす【脱・Excel初心者】

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Excelスキルを上達させたい人
「Excelは苦手だけど、仕事で必要だから勉強したい。けど…何から勉強したら良いのだろうか?仕事に活きるExcel術は何だろうか?なんとか、Excelで苦戦する日々から抜け出して、仕事の成果を出していきたい。」

こういった、疑問に答えます。

本記事のテーマ

  • 【Part4】見やすいExcelは項目を横にずらす【脱・Excel初心者】

今日のポイント

  • ①項目の内訳を横にずらす理由
  • ②「列の幅」を変更する方法
  • ③まとめ

記事の信頼性

下記の本で学習した僕が発信します。

ちなみに現在の僕は、銀行員からITエンジニアに転職してExcelを毎日扱っています。

記事を読んだ後の姿

  • 「Excelの基礎」を理解して、明日から活用できます。

①項目の内訳を横にずらす理由

Excelの表は、項目の内訳を1列ヨコにずらすことがオススメです。

  • 理由1:データの意味・計算方法が一目で分かるから
  • 理由2:Excel作業のスピードが上がるから

上記で挙げた、理由1理由2を図を参考にして解説します。

理由1:データの意味・計算方法が一目で分かるから

まずは、

  • 見にくいExcel:項目の内訳が全て同じ列
  • 見やすいExcel:項目の内訳を1列ヨコにずらす

の図を比較します。

見にくいExcel:項目の内訳が全て同じ列

見やすいExcel:項目の内訳を1列ヨコにずらす


いかがでしょうか?

見にくいExcel」は売上・費用がどのように計算されているか分かりません。一方で、
見やすいExcel」は内訳を1列ヨコにずらしているので、売上は「販売数×値段」で計算されていることが分かります。

会社の決算書などは、数十行の項目から構成されている場合があります。

それを一目で見たときに、表の構成を理解できないと

  • 理解するまでに時間が掛かる
  • 正確な情報を把握できない

など、仕事に膨大なコストが掛かるリスクがあります。

つまり、項目の内訳をヨコにずらすだけで「見やすいExcel」になります。

理由2:Excel作業のスピードが上がるから

項目の内訳をヨコにずらすだけで、セル移動が速くなり作業効率がUPします。

Excelはセルに対して「移動・選択・入力」などの操作があります。

その中でも「セルの移動」は意外と手間を取られることがあります。

例えば、以下の方法でセルを移動していませんか?

  • 矢印キーを押して目的の位置まで移動する方法
  • マウスでスクロールする方法

実は、上記の2点の方法は「時間」が掛かります。

以下の図のように、項目をずらすことで
[Ctrlキー + 矢印キー]で一気に選択セルを移動できます。


つまり、見やすいExcelを作ることに加えて、作業効率もUPできる効果があります。

②「列の幅」を変更する方法

ヨコにずらす「列の幅」は「1」にします。

その「列の幅」を変更する方法を簡単に説明します。

手順1:Bを右クリックして、列を選択します(Macなら指2本)

手順2:「列の幅…」をクリックします

手順3:列幅に「1」を入れて、OKをクリックします

もう1度、手順を振り返ります。(超簡単)

  • 手順1:Bを右クリックして、列を選択します(Macなら指2本)
  • 手順2:「列の幅…」をクリックします
  • 手順3:列幅に「1」を入れて、OKをクリックします

つまり、見やすいExcelは項目の内訳をヨコにずらし、「列幅」は1にします。

③まとめ

今日のおさらい

  • ①項目の内訳を横にずらす理由
  • ②「列の幅」を変更する方法

①の理由は

・データの意味・計算方法が一目で分かる
・Excel作業のスピードが上がる

になります。

繰り返しになりますが、
Excelを上達する上で重要なこと
まず「Excelの基礎」を押さえることです。

こういった「Excelの基礎」は他にもあるので、どんどん更新していきます。

最後になりますが、
僕が学んだ以下の本はかなりオススメです。
ビジネスマンなら誰もが必須で持っておくべきです。

是非、手に取って明日から使える「Excel術」を学んでください。

>> 書籍:ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術
それでは、素敵なExcel Lifeを~!!!